Документы к инкассаторской сумке: состав комплекта и куда что направляется
При обычной бумажной схеме сдачи наличных оформляют препроводительную ведомость к сумке 0402300: ведомость, накладную и квитанцию. Ярлык относится к маркировке упаковки; его необходимость и реквизиты зависят от вида операции и требований банка. Ведомость вкладывается внутрь сумки, накладная и квитанция передаются инкассатору, ярлык, когда он предусмотрен применяемым порядком, прикрепляется снаружи. Точный порядок оформления зависит от регламента обслуживающего банка и способа сдачи — через кассу банка или через инкассатора.
Общий порядок приёма сумок в кредитных организациях и передачи инкассаторам установлен Положением Банка России от 29 января 2018 года № 630-П. Форма препроводительной ведомости 0402300 и правила её заполнения предусмотрены Указанием Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У. Способ сдачи, электронный обмен, допустимую упаковку и дополнительные документы согласуют с обслуживающим банком.
Какой документ кладётся в инкассаторскую сумку и что входит в комплект
Комплект оформляется на каждую сумку отдельно. Основной документ — препроводительная ведомость к сумке 0402300, которая представляет собой набор из трёх форм: ведомости, накладной и квитанции. Отдельный ярлык применяется, если он предусмотрен для этой упаковки и операции регламентом банка; он не заменяет форму 0402300.
Ярлык к сумке
Ярлык служит наружной маркировкой сумки. Его форму, состав реквизитов и способ закрепления определяет применяемый порядок упаковки. Требования к ярлыкам упаковки, сформированной банком, нельзя автоматически переносить на сумки, сдаваемые организацией. При приёме инкассатор сверяет упаковку и сведения в предусмотренных документах; ярлык не заменяет накладную и квитанцию.
Ведомость к сумке
Вкладывается внутрь сумки. Содержит полную опись сдаваемых наличных денег по номиналам банкнот и монеты. Используется при пересчёте денег в кассе банка после вскрытия сумки. Подписывается кассиром организации.
Накладная к сумке
Передаётся инкассатору вместе с сумкой. Служит основанием для сдачи сумки в кассу банка. Содержит номер сумки, сумму и реквизиты организации. Сопровождает сумку до сдачи в кассу банка.
Квитанция к сумке
Передаётся инкассатору вместе с накладной. Инкассатор подписывает квитанцию, проставляет штамп и дату приёма, после чего возвращает квитанцию кассиру организации. Служит подтверждением передачи сумки.
Куда направляется каждый документ
| Документ | Куда направляется | Кто заполняет | Что остаётся |
|---|---|---|---|
| Ярлык к сумке | Прикреплён к сумке снаружи | Работник, предусмотренный регламентом банка | Уходит с сумкой, если применяется |
| Ведомость к сумке | Вкладывается внутрь сумки | Кассир организации | Уходит с сумкой в банк |
| Накладная к сумке | Передаётся инкассатору | Кассир организации | Сдаётся в банк вместе с сумкой |
| Квитанция к сумке | Передаётся инкассатору, возвращается с отметкой | Кассир организации | Остаётся у организации |
Чем отличается препроводительная ведомость от ведомости к сумке
Термин «препроводительная ведомость к сумке 0402300» в нормативных документах обозначает весь комплект из трёх форм: ведомости, накладной и квитанции. Термин «ведомость к сумке» — только один из трёх документов, тот, который вкладывается внутрь сумки.
На практике это различие важно при заполнении: если банк запрашивает «препроводительную ведомость», речь идёт о полном комплекте. Если запрашивается «ведомость к сумке» — только о вложении внутрь. Заполнение только одного документа из комплекта не заменяет остальные.
Что остаётся у организации после сдачи сумки
Состав документов, остающихся в организации, зависит от способа сдачи сумки.
- При сдаче через инкассатора: квитанция к сумке с подписью инкассатора, штампом и датой приёма. Квитанция подтверждает передачу сумки и должна храниться вместе с кассовыми документами.
- При сдаче через кассу банка: возврат подтверждающих документов зависит от процедуры приёма сумки. При обычной бумажной сдаче кассовый работник возвращает подписанную квитанцию с оттиском штампа кассы; при приёме по заявке со считывающим устройством подтверждением служит экземпляр приходного кассового ордера 0402008 с подписью и штампом. Порядок передачи подтверждения следует согласовать с банком.
- Копия ведомости: если кассир оставляет себе копию ведомости перед вложением оригинала в сумку, срок хранения копии определяется внутренним документооборотом организации.
Когда комплект может быть неполным: случай с заявкой
При согласованной с банком заявке и идентификации сумки считывающим устройством может применяться специальный порядок оформления. Для приёма инкассатором и приёма кассовым работником банка предусмотрены отдельные процедуры.
Электронное заполнение и специальный порядок передачи
Электронное заполнение формы с последующей печатью не означает автоматическую отмену бумажного комплекта. Некоторые банки предусматривают печать ведомости со штриховым кодом: при такой схеме ведомость вкладывают вместе с наличностью, а накладную и квитанцию предъявляют инкассатору. Возможность оформления, формат файла и настройки программы определяются банком и условиями договора. Специальный порядок с заявкой и считывающим устройством применяется отдельно, когда он согласован с банком.
Что проверить перед приездом инкассатора
- Комплект на каждую сумку при бумажной схеме. Если сдаётся две и более сумок, на каждую оформляется отдельный комплект: ведомость, накладная и квитанция. Один комплект на несколько сумок не допускается.
- Отсутствие исправлений. Внесение исправлений в препроводительную ведомость к сумке 0402300 не допускается. Заполняйте документы без помарок и зачёркиваний.
- Соответствие сумм. Сумма в ведомости, накладной и квитанции должна совпадать. Банк сверяет записи в накладной и квитанции при приёме сумки от организации. При несоответствии сумка, накладная и квитанция возвращаются организации.
- Номер сумки. Номер в накладной и квитанции должен совпадать с номером принимаемой сумки. Если используется ярлык, его данные также сверяют по регламенту банка. Инкассатор проверяет соответствие номера сумки номеру в накладной.
- Подпись кассира. Ведомость подписывается кассиром организации. Без подписи комплект считается незаполненным.
Порядок подготовки и передачи при бумажной схеме
- Пересчитайте и рассортируйте наличность по номиналам, затем заполните опись и остальные реквизиты комплекта.
- Сверьте сумму и номер сумки во всех трёх формах. Номер на упаковке должен совпадать с номером в документах.
- Вложите ведомость внутрь до закрытия сумки. Накладную и квитанцию оставьте снаружи для передачи инкассатору.
- Закройте сумку и выполните опломбирование или запечатывание по согласованному с банком порядку. При применении ярлыка закрепите его снаружи так, как предусмотрено этим порядком.
- Передайте сумку, накладную и квитанцию. Получите квитанцию с подписью, штампом и датой приёма и сохраните её с документами кассы.
Инкассатор проверяет целость упаковки и пломбы, соответствие пломбы образцу при её применении, правильность накладной и квитанции, совпадение указанных сумм и номера сумки. Проверка упаковки при передаче не заменяет пересчёт содержимого в банке.
Образец заполнения препроводительной ведомости к инкассаторской сумке и связь с РКО
Для условной сумки № 125 с суммой 50 000 рублей в комплекте бумажных документов указывают один и тот же номер сумки и итоговую сумму. Сумму прописью записывают как «Пятьдесят тысяч рублей 00 копеек». В описи перечисляют фактические номиналы и количество банкнот и монет; итог описи должен совпадать с передаваемой суммой. Названия организаций, номера счетов, БИК, источник поступления и кассовые символы заполняют по реквизитам получателя и инструкции обслуживающего банка. Условные данные не являются готовым бланком для сдачи денег.
Расходный кассовый ордер оформляет выдачу наличных из кассы организации по применимым правилам её кассового учёта. Он не заменяет препроводительную ведомость 0402300 и сам по себе не служит документом, который обязательно нужно вложить в инкассаторскую сумку. Квитанция о приёме сумки и документы кассы организации выполняют разные функции.
Условный образец реквизитов и описи
| Реквизит | Пример или правило заполнения |
|---|---|
| Сумка № | 125 — тот же номер указывают в ведомости, накладной и квитанции |
| Сумма цифрами | 50 000,00 руб. |
| Сумма прописью | Пятьдесят тысяч рублей 00 копеек |
| Опись банкнот | Номинал 5 000 руб. × 10 банкнот = 50 000 руб.; прочие номиналы отсутствуют в этом примере |
| Отправитель и получатель | Фактические наименования организации и получателя средств |
| Счёт, БИК, источник поступления | Реквизиты обслуживающего банка и сведения о сдаваемой наличности |
В примере показаны только отдельные реквизиты. Для сдачи используют форму, принятую обслуживающим банком; поля банковских отметок и результатов пересчёта организация самостоятельно не заполняет. Опись составляют по фактическому купюрному составу, а не по общей сумме без разбивки.
Текстильная сумка для банковских нужд
Сумка инкасаторская из каталога оснащается силовыми ручками, прошитыми до дна, крупными молниями и жёстким основанием. Предусмотрено изготовление по размерам и проекту заказчика. Тип упаковки, номер сумки, конструкцию закрывания и маркировку согласуют с банком: штатные проушины, пломбировочный замок и пломба в комплектации этой модели не заявлены.
При выборе материала для специальных сумок учитывают требования к конструкции и условия эксплуатации. Материал сумки или защитного чехла влияет на прочность изделия; допустимость упаковки для сдачи наличных определяет банковская процедура.
Если документ потерян
Если квитанция утеряна до передачи сумки инкассатору, необходимо оформить новый комплект документов. Если квитанция утеряна после передачи сумки, но до зачисления денег на счёт, следует обратиться в банк с запросом о предоставлении копии квитанции или выписки, подтверждающей приём сумки. Накладная хранится в банке, поэтому её копию также можно запросить.